Synergie Fakturace ASM a Evidence smluv

Do modulu Evidence smluv přibývá v souvislosti s propojením na novou Fakturaci ASM stále více funkcionalit. Hlavní úkoly Evidence smluv jsou přitom dva. Za prvé – vytvořit si na úřadech pořádek ve smlouvách a za druhé – připomínat si významné milníky a akce s nimi související. Jednou z takových souvisejících akcí bude už zanedlouho také automatické vytváření faktur. Jaké jsou tedy stávající možnosti vazeb mezi oběma zmíněnými moduly a výhled na jejich další blízký rozvoj?

Přednosti Evidence smluv

Základní předností modulu Evidence smluv je možnost vytvoření kompletního přehledu o smlouvách, které v něm lze seskupovat dle mnoha hledisek. Smlouvy mohou být zatříděny do projektů, grantů či veřejných zakázek. Dále mohou být rozděleny dle organizačních složek, fyzických složek, popř. dle odpovědných pracovníků. Celkový pohled na všechny možnosti následných vyhledávání je k dispozici na Obr. 1.

Při vytvoření této evidence není nutné všechny smlouvy ihned digitalizovat. Byť samozřejmě modul umí pohodlně uchovávat i elektronické podoby smluv, a to v různých verzích – jako textový originál, prostý sken nebo anonymizovanou verzi, kterou lze zveřejnit v registru smluv. Nicméně proces digitalizace nemusí proběhnout okamžitě. Již to, že si vytvoříte pořádek ve smlouvách, přináší mnoho bonusů.

Milníky a vazba s Fakturací

Součástí každé evidované smlouvy mohou být různé milníky. Jde o vyjádření termínovaných akci plynoucích ze smlouvy. Modul Evidence smluv umožňuje nastavit jak jednorázové, tak opakující se milníky s různými intervaly cyklů. Pojďme si to ilustrovat na dvou příkladech:

• Při pronájmu sálu v kulturním domě (viz příklad na Obr. 2) je třeba sál na akci připravit a posléze zkontrolovat, že byl sál po akci uklízen a nedošlo k poničení žádného vnitřního vybavení. Obě akce provádí odpovědný pracovník kulturního domu, kterému modul Evidence smluv pošle notifikační e-mail. Zároveň je možné výsledek obou úkonů zaznamenat, aby bylo zpět zřejmé, že vše proběhlo bez problémů.

  

• Při smlouvě na zajištění péče o veřejnou zeleň je provádějící firmou vždy do 5. dne následujícího měsíce předkládán výkaz provedených činností. Tento výkaz je zároveň podkladem pro fakturaci, kterou je třeba vůči výkazu porovnat. V Evidenci smluv lze nastavit opakovaný měsíční milník takové kontroly. Pracovník zapisující přijaté faktury přiřadí došlou fakturu ke smlouvě a následně musí provést zmíněnou vizuální kontrolu. Aby na to ale nemusely odpovědné osoby stále myslet, pošle jim každý měsíc modul Evidence smluv notifikační e-mail s připomenutím kontroly. Přímo u smlouvy pak pracovník může přiřazenou fakturu zobrazit, zkontrolovat a schválit (viz příklad na Obr. 3) a následně i vyznačit splnění milníku.

  

Jak jednorázové, tak zejména opakované milníky, mohou být dále spojeny s potřebou vytvoření faktury. A právě tuto funkcionalitu přinese modulu Fakturace Plus ve spojitosti s aplikací inteligentních šablon, které jsme si představili v minulém Zpravodaji. Nastavení inteligentních šablon umožňuje využít data z Evidence smluv včetně údajů zadávaných při plnění milníků k tomu, aby byla rovnou úplně popsána faktura včetně všech dalších návazností až k výsledné platbě a jejímu zaúčtování.

Nicméně již dnes existuje první spojení mezi moduly Evidence smluv a Fakturace ASM (Plus). Faktury je tak možné už nyní přiřazovat k příslušným smlouvám. Přímo ze smluv pak lze zobrazit nejen jejich detaily, faktury se totiž dají také rovnou schválit (viz druhý popsaný příklad výše), nebo odeslat (pokud by se jednalo o vystavené faktury, viz ukázka na Obr. 4.).

Jak jsme si ukázali, spojení modulů Evidence smluv s novým modulem Fakturace ASM je velmi výhodné. Společnost Triada teď navíc přichází se zvýhodněnou nabídkou na pořízení modulu Evidence smluv – pokud přejdete z původní Fakturace na novou Fakturaci ASM co nejdříve. Budete tak mít možnost čerpat výhody ze synergického propojení obou modulů, které se bude ještě dále rozvíjet.