Inteligentní šablony vydaných faktur

Nový modul Fakturace ASM přináší celou řadu zjednodušení v každodenních postupech zpracování agendy faktur a v návaznosti na Fakturaci Plus a Bankovní služby ASM ještě další vylepšení a rozšíření vazeb. Pro různé případy – od pronájmů pozemků přes vodné a stočné až po místní poskytování připojení k internetu – lze využít funkci hromadného generování vydaných faktur. Vítaným pomocníkem je všude tam, kde potřebujete z různých agend vygenerovat najednou větší množství vydaných faktur, včetně všech návazných účetních informací. Tato funkce je založena na tzv. inteligentních šablonách.

Díky inteligentním šablonám se dá z určitých libovolně strukturovaných vstupních dat vytvořit vydaná faktura tak, aby byl její popis zcela kompletní včetně obou předkontací, tedy předkontace předpisu i úhrady. Nastavení není úplně jednoduché, ale jde o jednorázový úkon, s nímž vám plně pomohou naši konzultanti anebo obchodní zástupci. Následné využití inteligentní šablony a vygenerování faktur je již příjemnou uživatelskou funkcí, kterou lze pravidelně opakovat, aniž by bylo třeba šablonu měnit.

Než se začne připravovat inteligentní šablona, je třeba promyslet, jaká je struktura vstupních dat. Tedy co se v nich bude měnit – např. období, sazby, spotřebované jednotky atd., a co by naopak bylo lepší, aby bylo trvalou součástí šablony – např. popisy účtů, na které se výsledná vypočtená částka faktury předkontuje. Inteligentní šablony umožňují využití různých matematických vzorců, výpočtů a podmínek, takže vstupní data mohou být skutečně pouhými podklady, z nichž se pak faktury vytvoří inteligentním předpisem.

Data mohou být vedena v různých specializovaných aplikacích, nebo třeba i v Excelu, jak ilustruje Obr. 1. Jedinou podmínkou je, aby výstup dat bylo možné uložit ve formátu CSV.

Hromadné generování faktur začíná výběrem předpřipravené šablony a aktuálních dat. Kromě toho se zadává datum generování a vstupní identifikace, která může dále vhodně sloužit k vyznačení důvodu dané hromadné tvorby faktur. Obr. 2. ilustruje jednoduchost tohoto vstupního inicializačního kroku.

Vlastní generování faktur pak probíhá ve třech krocích. V prvním je vhodné vizuálně zkontrolovat vybraná data. Ve druhém se vygeneruje první faktura odpovídající prvnímu řádku dat a program vám umožní ji plně zkontrolovat. Tento krok byste nikdy neměli nepodcenit, protože po něm již následuje hromadné vytvoření všech faktur a je nanejvýš vhodné je vytvořit správně, tedy zejména na základě správných dat.

Celý proces hromadné tvorby faktur je plně automatizovaný. Jeho výsledkem je odpovídající množství vydaných faktur podle všech vstupních dat. Najednou se tak dají získat desítky i stovky dokladů, jak je potřeba.

Vytvořené faktury můžete také hromadně odeslat pomocí standardní funkce hromadného odeslání v modulu Fakturace ASM. K dispozici jsou hned čtyři možnosti odeslání: přes spisovou službu, přímo e-mailem, exportním souborem nebo listinně (vytištěním). Na následujícím obrázku je vidět asi ta nejjednodušší možnost – odeslání e-mailem.

Funkce hromadné tvorby faktur je jen jedním z vylepšení, které nové moduly Fakturace ASM, Fakturace Plus a Bankovní služby ASM přinášejí. Takže pokud ještě nejste jejich uživateli, doporučujeme vám si co nejdříve domluvit návštěvu konzultanta IS Munis nebo obchodního zástupce Triada pro převod agendy fakturace do tohoto nového, moderního a efektivního nástroje.